Il ciclo di approvazione di un atto ufficiale istituzionale è in generale un processo caratterizzato da una serie di aspetti organizzativi e legali che spesso finiscono per rallentare, anche in assenza di effettive riserve di principio, la messa in atto di iniziative e decisioni di concreto valore per la collettività.

La recente normativa in materia di organizzazione e trasparenza della Pubblica Amministrazione pone come contemporanei obiettivi da perseguire lo snellimento e la razionalizzazione delle procedure di gestione degli iter relativi agli Atti Amministrativi.

In molti Enti lo stato di fatto prevede ancora una gestione dei flussi di approvazione non informatizzata e ciò comporta che i documenti cartacei siano trasferiti di ufficio in ufficio ad opera di addetti, se non degli stessi attori interessati all’iter di approvazione.

Naturalmente ciò rende estremamente dispersivo e poco sicuro l’intero iter, inoltre limita enormemente la condivisione delle informazioni all’interno dell’Ente Istituzionale.

Per ovviare a questa situazione gli analisti della Sistemi Informativi S.p.A., sulla base della loro esperienza decennale nella gestione dei procedimenti documentali hanno realizzato la soluzione Ode (Organizzazione delle Deliberazioni) per la gestione completa e integrata degli Atti Amministrativi dell’Ente. Il sistema è in grado di gestire le Delibere di Giunta e di Consiglio, le Determinazioni Dirigenziali, le Ordinanze …

Un volta avviato Ode, il sistema è in grado di fornire all’Ente nuovi strumenti per:

• veicolare automaticamente (e di conseguenza accelerare) il flusso di approvazione degli atti in funzione dei parametri ma senza per questo trascurare l’intervento decisionale umano;
• disporre di un meccanismo di riconoscimento delle utenze;
• permettere la condivisione di tutte le informazioni relative ad ogni atto rispettando la riservatezza dei dati sensibili;
• consentire la visibilità dei documenti in corso di lavorazione solo al personale cui effettivamente ne spetta la competenza;
• migliorare l’organizzazione dei settori e delle procedure amministrative ad essi collegate;
• consentire agli uffici di ragioneria di verificare l’atto in funzione delle evidenze contabili contenute nel documento;
• fornire agli uffici di segreteria gli strumenti per gestire le sedute di Deliberazione, gli ordini del giorno degli atti;
• integrare in un unico ambiente condiviso, le operazioni che coinvolgono i settori proponenti, la contabilità finanziaria e la segreteria generale;
• fornire uno strumento d’interazione con le usuali funzioni di office automation (Winword della Microsoft) che consenta di ottenere un elevato standard della documentazione;
• Firmare digitalmente gli Atti;
• generare in tempi rapidi e in  modalità standard un atto amministrativo;
• ridurre drasticamente se non annullare la movimentazione dei documenti cartacei;
• consentire la pubblicazione finale degli atti direttamente nel sito internet dell’Ente (Albo Pretorio WEB);
• disporre di un sistema automatico di archiviazione permanente e sicura delle informazioni.

La soluzione è presente presso Regioni, Province, Comuni e ASL.